次の予定に遅れないために作業の切り上げ時刻を先に決める方法

次の予定の直前まで今の作業を続けていないか確認します

予定表に開始時刻が入っていても、そこへ移るための時間が入っていないと、直前まで別のことをしやすくなります。

仕事でも生活でも、現在の作業を止める、保存する、必要なものをそろえる、場所を移るといった動作には少しずつ時間がかかります。次のような状態が続いていないかを見てみます。

切り上げ時刻は次の予定から逆算して決めます

切り上げ時刻を決めるときは、「何分前なら安心か」を感覚だけで決めるより、次の3つを順に見ると考えやすくなります。

たとえば、15時からオンライン会議があり、資料を開く、飲み物を用意する、接続を確認するのに10分ほど必要なら、15時をそのまま作業終了時刻にはしません。

さらに5分ほど余裕を持たせるなら、14時45分を「今の作業を切り上げる時刻」にできます。毎回同じ分数に固定する必要はなく、予定の種類に合わせて変えて構いません。

切り上げ時刻を予定表へ入れ、その後は新しい作業を始めません

切り上げ時刻は頭の中だけで覚えるのではなく、予定表やアラームなど、作業中に確認できる場所へ置きます。

そして、その時刻を過ぎたら「何かを終わらせる」より先に「新しい作業を始めない」と決めます。これが、切り替え時間を守るための境界になります。

切り上げ時刻になった瞬間に、作業を途中で投げ出す必要はありません。2分程度で安全に終えられる小さな区切りなら、そこまで進める選択もできます。

一方、終わるまで10分、20分とかかりそうなら、境界を動かすより再開位置を残して止めた方が、次の予定へ入りやすくなります。

次の予定へ入りやすくなったかを実際の時間で確認します

切り上げ時刻を作ったら、その設定が自分に合っていたかを次の予定が終わった後に確認します。予定どおり切り上げられたかだけではなく、切り替え全体が楽になったかを見ることが大切です。

1. 次の予定へ遅れず、慌てずに入りやすくなったか
2. 資料、移動、身支度などに必要な時間は足りていたか
3. 切り上げが早すぎて、待つ時間が長くなりすぎなかったか
4. 途中で止めた作業を後から迷わず再開できたか

毎回ぎりぎりになるなら、次は切り上げ時刻を5?10分ほど前へ動かします。反対に、いつも長く待つなら少し後ろへ戻してもよいでしょう。

中断した作業の再開に時間がかかるなら、切り上げ時刻を遅くするのではなく、再開メモを「次に確認する場所」「次の1動作」まで具体的にします。切り上げ前に始める仕事の大きさを小さくする方法もあります。

今日の予定から動かせない時刻を1つだけ選びます

すべての予定へ一度に切り上げ時刻を付ける必要はありません。まずは今日の中から、会議、外出、約束など開始時刻を動かしにくい予定を1つ選びます。

1回試すと、自分が予定前に実際どれくらいの時間を必要としているかが見えてきます。その結果を使えば、次からは開始時刻だけでなく、切り替えのための時間も含めて予定を組みやすくなります。