作業に集中しているうちに予定より時間が延び、次の打ち合わせや外出の時刻が近づいてしまうことがあります。
今の作業を少しでも進めたい気持ちがあると、ぎりぎりまで続けたくなります。しかし、移動や準備に必要な時間まで使うと、次の予定へ遅れを持ち越しやすくなります。
こんなときは、作業が終わる時刻ではなく、次の予定を守るために今の作業を止める時刻を先に決めます。
この記事では、次の固定予定から逆算して切り上げ時刻を決め、終わらなかった部分には戻る場所を作ることで、予定の遅れを連鎖させない方法を考えます。
次の固定予定を確認する
開始時刻だけでなく、移動や準備に必要な時間も含めて確認します。
切り上げ時刻を逆算する
次の予定へ余裕を持って移るため、今の作業を止める時刻を決めます。
残りに戻る場所を作る
未完了部分をその場に残さず、次に再開する地点と時期を決めます。
この記事のタグ
今の作業を終えることが次の予定より優先されていないか見ます
作業が予定より長引くと、「あと少しだから終わらせたい」と考えやすくなります。ところが、その数分が移動や準備の時間を削り、次の予定の開始まで遅らせることがあります。
まず、今の作業そのものではなく、その後に固定されている予定を確認します。
- 次の予定の開始時刻ぎりぎりまで作業を続けている
- 移動・片づけ・資料準備の時間を予定に含めていない
- 今の作業を終えるまで次の予定の準備を始めない
- 一度遅れると、その後の予定も順番に遅れている
今の作業が未完成でも、次の固定予定を守るために止めることはできます。大切なのは、止めた後に戻れる状態を作ることです。
次の予定の前に必要な時間を3つに分けます
切り上げ時刻を決めるには、次の予定が始まるまでに何へ時間を使うかを確認します。すべての予定に同じ余裕を置く必要はありません。
片づける時間
ファイル保存、机の整理、作業メモなど、今の作業を安全に止めるための時間です。
移動する時間
会議室や外出先への移動、オンライン会議へ接続するまでの時間を見ます。
準備する時間
資料を開く、必要な物をそろえる、予定の内容を確認する時間を含めます。
例えば、次の予定が15時からでも、移動に10分、準備に5分、今の作業を止めるのに5分必要なら、15時が切り上げ時刻ではありません。
この必要時間を先に引いておくことで、「まだ開始時刻まで時間がある」と作業を延ばしすぎることを防げます。
次の予定から逆算して「ここで止める時刻」を決めます
必要な余裕が分かったら、次の固定予定の開始時刻から差し引き、今の作業を止める時刻を1つ決めます。
切り上げ時刻になったら、完成しているかどうかではなく、次の予定を守るために止めます。その代わり、再開しやすい形で残します。
止める時刻を決める
次の予定から片づけ・移動・準備の時間を引き、作業終了の境界を作ります。
再開地点を残す
「次はここから」と分かる一文や未完了箇所を残し、再開時の探し直しを減らします。
戻る時期を決める
今日の後半か別の日か、未完了部分へ戻る予定を置いてから次へ移ります。
資料作成をしていて、14時30分になってもまだ完成していないとします。打ち合わせ前には、ファイルを保存して机を片づけるのに5分、会議室への移動に5分、資料を開いて確認するのに5分必要です。
この場合、15時から15分を引いた14時45分を切り上げ時刻にします。14時45分になったら資料が未完成でも保存し、「次は3ページ目の確認から」と再開地点を残します。
続きは打ち合わせ後の空き時間や翌日の予定へ入れます。これなら、今の作業を無理に終わらせるために次の予定を遅らせずに済みます。
切り上げることは作業を諦めることではありません。次の予定を守りながら、未完了の仕事へ戻れる状態を作ることです。
作業量ではなく次の予定へ余裕を持って移れたか確認します
切り上げ時刻を使った後は、今の作業がどれだけ進んだかだけで評価しません。次の予定へ遅れず移れたか、再開時に迷わなかったかを見ます。
- 切り上げ時刻になったとき、実際に作業を止められましたか？
- 次の予定の準備や移動を慌てずに行えましたか？
- 未完了の作業へ戻ったとき、どこから再開するか分かりましたか？
- その後の予定へ遅れが連鎖することは減りましたか？
いつも準備がぎりぎりになるなら、次回は切り上げ時刻を5分早めます。反対に、毎回かなり早く待つ状態になるなら、必要な余裕を少し見直せます。
予定の種類や移動距離によって必要時間は変わります。毎回同じ分数を使うのではなく、実際にかかった時間から調整します。
次の固定予定を1つ選び、その前の切り上げ時刻を決めます
今日このあとに、開始時刻を動かしにくい予定が1つあれば、それだけを対象にします。今している作業が終わるかどうかを予測する必要はありません。
次の予定までに必要な片づけ・移動・準備の時間を見て、その分だけ前に「ここで止める時刻」を置きます。
今日のポイント
- 次の固定予定の開始時刻を確認する
- 片づけ・移動・準備に必要な時間を見積もる
- 開始時刻から必要時間を引いて切り上げ時刻を決める
- 時刻になったら未完成でも再開地点を残して止める
- 続きへ戻る時間を別に決める
切り上げ時刻を守れなかった場合は、意志の問題だけにせず、停止に必要な時間を短く見積もりすぎていなかったかを確認します。
次の予定を守るための余裕を予定の一部として扱うと、今の作業をぎりぎりまで続ける習慣から離れやすくなります。
次の予定を守る時間も今の予定の一部です
今の作業が長引くと、最後まで終わらせてから次へ移りたくなります。しかし、次の予定に必要な移動や準備まで使ってしまうと、その遅れは後ろへ続きます。
次の固定予定から必要な余裕を逆算し、今の作業を止める時刻を先に決めます。未完成なら、再開地点と戻る時期を残して切り替えます。
作業を予定どおり完成させることだけでなく、次の予定へ余裕を持って移ることも時間管理です。実際に使った結果から必要な余裕を調整すれば、自分の予定に合う切り上げ方を作れます。
作業が長引いたときに確認したいこと
- 次の固定予定の開始時刻を確認しましたか？
- 移動・準備・片づけの時間を含めましたか？
- 今の作業を止める時刻を先に決めましたか？
- 未完了部分へ戻る地点と時期を残しましたか？
- 次の予定へ余裕を持って移れたか振り返りましたか？
