確認の返事、承認、データの処理など、仕事には自分が手を動かしてもすぐには終わらない時間があります。
その待ち時間がある仕事を後回しにすると、夕方になってから返事待ちが発生し、予定していたところまで進まないことがあります。
そんなときは、目の前ですぐ終わる作業から片づけるのではなく、待ち時間が生まれる仕事を先に動かし、その間に自分だけで完結する作業を進めます。
作業量を増やすのではなく、待っている時間を一日の後ろへ残さないように順番を変える方法です。
待ち時間がある仕事を見つける
返事や処理を待つ工程が含まれる仕事だけ先に分けます。
待ち時間を先に発生させる
依頼や送信など、自分が先にできるところまで進めます。
その間に別の仕事を進める
自分だけで完結する作業へ切り替えて時間を使います。
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仕事の長さではなく途中で誰かや仕組みを待つ工程があるかを確認します
短く見える仕事でも、途中で上司の承認、取引先の返事、データの出力などを待つ場合があります。まず今日の仕事から、途中で自分の手を離れる工程があるものを探します。
- 誰かへ質問や確認を送る仕事がありますか
- 承認されるまで次へ進めない作業がありますか
- 処理やダウンロードの完了を待つ工程がありますか
- 外部から資料が届いてから続きができる仕事がありますか
自分の作業が10分でも、その後1時間待つなら、開始が遅いほど一日の終わりへ影響しやすくなります。
待つ工程がない仕事は、ここでは優先順位を変えず別に置いておきます。
待ち時間がある仕事は自分ができるところまで先に進めて時計を動かします
待ち時間がある仕事を見つけたら、完成まで進めようとせず、相手や仕組みに渡せる地点まで先に進めます。
渡す
確認依頼、承認依頼、送信などを先に行います。
待つ
返事が来るまで自分では進めない状態にします。
切り替える
待っている間は別の完結する仕事へ移ります。
大切なのは、待ち時間をなくすことではなく、その時間を一日の早い段階で発生させることです。
返事を待つ間は途中で止まりにくい仕事を一つだけ選んで進めます
待ち時間に何度もメールを確認すると、かえって集中が細切れになります。返事が来るまでの間に、自分だけで一区切りつけられる作業を一つ選びます。
先に確認用の資料を送ったら、返事を待つ間に入力作業や下書きなど、自分だけで進められる仕事を行います。
返事が来た時点で今の作業を無理に中断せず、区切りのよい地点で承認後の続きへ戻ります。
待ち時間のたびに新しい仕事を増やすのではなく、戻りやすい一つを選ぶだけで十分です。
一日の終わりに待ち時間が残った原因が開始の遅さだったかを確認します
数回試したら、仕事を何件終えたかより、夕方になってから新しい待ち時間が発生する場面が減ったかを見ます。
- 返事待ちの仕事を早い時間に動かせましたか？
- 待っている間に別の仕事を進められましたか？
- 返事を何度も確認する回数が増えていませんか？
- 夕方になって初めて依頼を送る仕事が残っていませんか？
- 待ち時間が長い仕事を翌日に持ち越す回数は減りましたか？
うまくいかない場合は仕事を増やさず、どの依頼をもう少し早く出せるかだけ見直します。
今日の仕事から返事を待つものを一件だけ先に動かしてみます
すべての仕事を並べ替える必要はありません。今日やることの中から、誰かの返事や処理の完了を待つものを一件だけ選び、自分が渡せるところまで先に進めます。
今日のポイント
- 途中に待ち時間がある仕事を一件見つける
- 自分ができる部分を先に終える
- 確認や承認を早めに依頼する
- 待つ間は自分だけで進められる仕事へ移る
- 返事が来たら区切りのよいところで戻る
仕事の順番は、短いものから終えるだけでなく、待つ時間をどこへ置くかでも一日の進み方が変わります。
待つ仕事を早く動かすと自分では動かせない時間を一日の中で使いやすくなります
返事や承認にかかる時間そのものは、自分だけでは短くできないことがあります。
それでも、待ち始める時刻は変えられます。先に相手へ渡し、その間に別の仕事を進めることで、夕方になってから待ち時間だけが残る状態を減らせます。
待ち時間がある仕事の最終チェック
- 途中で返事や処理を待つ仕事を見つけましたか？
- 自分ができるところまで先に進めましたか？
- 待つ間に進める仕事を一つ選びましたか？
- 返事を何度も確認しすぎていませんか？
- 夕方に新しい待ち時間を残しにくくなりましたか？
