仕事や家族、知人から頼みごとをされたとき、内容をよく考える前に「大丈夫です」と返してしまうことがあります。
その場では断りにくくても、あとから予定を確認すると時間が足りなかったり、無理をして引き受けたことが負担になったりします。
そんなときは、頼みごとにすぐ答えを出すのではなく、返事をする時間を先に1つ決めます。
引き受けるか断るかをその場で決めなくても、いつ返事をするかだけ決めれば、相手を待たせすぎず、自分の予定も確認できます。
その場で結論を出さない
頼まれた内容を聞いたら、まず返事を保留してよい状況か確認します。
確認するものを1つ決める
予定、期限、必要時間など、判断に必要な確認事項を一つに絞ります。
返事の時間を伝える
今日中、昼休み後など、自分が確認できる具体的な時間を相手へ伝えます。
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頼まれた瞬間に答えを出していないか確認します
まず、頼みごとをされたときの自分の返し方を思い出します。内容より先に「できます」「大丈夫です」と答えているなら、その場で結論を出すことが習慣になっている可能性があります。
- 予定を確認する前に引き受けている
- 断る理由をすぐ考え始めている
- 相手を待たせることに強く抵抗がある
- あとから自分の予定を動かしている
確認してから答えることは、相手の頼みを拒むことではありません。無理のない返事をするための準備です。
まずは、すぐ答える必要が本当にある頼みごとかどうかを分けます。
引き受けられるか決めるために確認することを1つ選びます
返事を保留したら、判断に必要なことを全部調べるのではなく、一番大きく影響するものを一つ確認します。
時間
その用事に必要な時間を確保できるかを確認します。
期限
いつまでに対応すればよいかを確認します。
優先度
すでに決まっている予定より優先する必要があるかを確認します。
最初は一つだけ確認し、それで判断できなければ次の項目へ進みます。
返事をする時間を先に相手へ伝えます
「考えておきます」だけでは返事の時期が曖昧になります。そこで、自分が確認できる時間を一つ決めて伝えます。
「予定を確認して、今日の夕方までに返事します」のように、確認することと返事の時間を一緒に伝えます。
急ぎなら、相手が必要としている締切もその場で確認します。
返事の時間を決めておけば、保留したこと自体を忘れにくくなり、相手にも見通しを渡せます。
確認してから答えたことで無理が減ったかを見ます
何度か試したら、返事を遅らせた回数ではなく、引き受けたあとに予定を崩すことが減ったかを確認します。
- 予定を確認してから答えられましたか？
- 返事をする時間を相手へ伝えられましたか？
- 無理な引き受け方は減りましたか？
- 断る場合も落ち着いて伝えられましたか？
- 返事を保留したまま忘れることはありませんでしたか？
返事をする時間が長すぎると感じたら、次はもう少し短い区切りで試します。
次に頼まれたときの返事の言い方を1つ決めます
すぐ引き受けやすい人ほど、その場で新しい言い方を考えるのは難しくなります。先に一つだけ決めておくと使いやすくなります。
今日のポイント
- 頼まれた瞬間に結論を出さない
- 判断に必要な確認事項を一つ選ぶ
- 返事をする時間を具体的に決める
- その時間を相手へ伝える
- 確認後は決めた時間までに返事をする
「確認してから返事します」と言えるだけでも、引き受ける前に自分の予定を見る余地を作れます。
すぐ答えない時間を作ると返事を選びやすくなります
頼みごとに対して、その場で引き受けるか断るかを決める必要がない場面は少なくありません。
先に返事をする時間だけ決めれば、相手への配慮を残しながら、自分の予定や負担も確認できます。無理のない返事をするために、まず数十分でも判断する時間を確保してみてください。
頼みごとに答える前の最終チェック
- その場ですぐ答える必要がありますか？
- 確認すべきことを一つに絞りましたか？
- 返事をする時間を決めましたか？
- その時間を相手へ伝えましたか？
- 確認後に決めた時間までに返事をしましたか？
