外部の状況や社内の条件が次々に変わると、そのたびに「仕事の方針も変えた方がよいのでは」と考えやすくなります。
新しい情報が出るたびに優先順位を入れ替え、進め方を変え、また翌日に元へ戻す。こうした状態が続くと、変化への対応そのものに時間を使い、仕事が進みにくくなります。
そこで、変化が起きるたびに方針を決め直すのではなく、今は続けること・方針を変える条件・次に見直す時点を分けて決めます。
見直す時点までは必要以上に判断をやり直さず、条件に当てはまる変化が起きたときだけ方針を更新すると、状況へ対応しながら仕事の軸も保ちやすくなります。
今は続ける仕事を決める
状況が変わっても、現時点でそのまま進める仕事を1つ決めます。
変える条件を決める
どんな変化が起きたら方針を見直すのかを先に決めます。
次の見直し時点を決める
毎回考え直さず、次に方針を確認する時点を固定します。
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新しい情報が出るたびに仕事の順番を変えていないか確認します
変化が続くと、最新情報へすぐ反応することが正しいように感じます。しかし、情報が出るたびに進め方を変えると、判断そのものが仕事になります。
- 新しい情報を見るたびに優先順位を入れ替えている
- 昨日決めた進め方を今日また変更している
- 変化へ対応することに時間を使い、元の仕事が進んでいない
- どの変化なら方針を変えるべきか決めていない
まず、今の条件でも成立している仕事まで動かしていないか確認します。
続けること・変える条件・見直す時点を別々に決めます
方針を安定させるには、「変えるか変えないか」の2択にしないことが役立ちます。
今は続けること
現時点ではそのまま進める仕事や手順です。
方針を変える条件
期限、相手の決定、必要な資源など、変化したら見直す基準です。
次に見直す時点
条件が起きなくても、次にまとめて確認する仕事の区切りです。
この3つが決まっていれば、途中で情報が増えても「今すぐ変える必要があるか」を同じ基準で判断できます。
今進めている仕事を1つ選び次の見直しまでの方針を固定します
現在、状況の変化が気になって進め方を何度も迷っている仕事を1つだけ選びます。
維持する部分を1つ決める
今の条件でも必要な作業、守る期限などから1つ選びます。
変える条件を1つ決める
相手の正式決定、期限変更、資源不足など具体的な条件にします。
確認する時点を決める
次の会議や工程完了後など仕事の区切りを使います。
「資料作成は続ける」「正式な条件変更が出たら構成を見直す」「それがなくても次の打ち合わせ前に一度確認する」と決めます。
決めた時点まで方針を保てたかと変更条件が役立ったかを振り返ります
- 見直し時点まで、必要以上に優先順位を変えず進められましたか？
- 途中で方針を変えた場合、先に決めた条件に当てはまっていましたか？
- 変えなくても問題なかった部分まで動かしていませんでしたか？
- 見直す間隔は長すぎたり短すぎたりしませんでしたか？
- 次回はどの条件を残すと判断しやすくなりますか？
状況の変化が速いなら見直し間隔を短くし、安定しているなら長くできます。
今迷っている仕事を1つ選び次に見直す時点だけ決めます
今日確認すること
- 今のまま続けることを1つ決める
- 方針を変える条件を1つ決める
- 次に見直す時点を1つ決める
- それまでは同じ判断を繰り返さない
- 見直し時点で必要なら条件や間隔を調整する
変化へ対応する力は、毎回すぐ方針を変えることだけではありません。変えなくてよい部分を保ち、必要なときにだけ判断を更新することも、安定して働くための方法です。
変化が続くときほど判断を変えるタイミングを決めておきます
状況が不確かなとき、すべてを固定してしまうと変化へ対応できません。一方で、新しい情報が出るたびに方針を変えると、仕事の軸がなくなります。
今は続けること、変える条件、次に見直す時点を分ければ、その間は仕事を進められます。条件が起きたら変更し、起きなくても決めた時点でまとめて確認します。
仕事の方針を見直す前に確認したいこと
- 状況が変わるたびに同じ判断をやり直していませんか？
- 今のままで続けてよい部分を1つ決めましたか？
- 方針を変える具体的な条件を決めましたか？
- 次にまとめて見直す時点を決めましたか？
- 見直し後に判断回数や間隔も振り返れますか？
