話し合いをしていると、最初の相談から関連する話題が次々に増え、気づけば何を決める時間だったのか分からなくなることがあります。
どの話題も大切に見えるため、その場ですべて整理しようとすると、時間だけが過ぎて結論が残らないこともあります。
そんなときは、増えた話題を一つずつ片づける前に、今日ここで決めることを一文で1つだけ言い直します。
話題を減らすのではなく、今決めることと後で扱うことを分けることで、話し合いを前へ進めやすくします。
話題が広がったことに気づく
今話している内容が最初の目的から離れていないかを確認します。
今日決めることを1つに戻す
この時間で決めたいことを一文にして、必要な話だけ残します。
後で扱う話題を分けて残す
今は決めない話題を別に残し、最後に決まったことを確認します。
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今の話が最初に決めたかったことから離れていないか確認します
話し合いが長くなってきたら、意見の多さではなく、話題が増えていないかを見ます。最初の相談から枝分かれしているなら、一度目的へ戻る合図です。
- 別の人や別の日の話まで増えている
- 関連する問題を同時に解決しようとしている
- 誰も結論を言えないまま話が続いている
- 最初の質問を言い直しにくくなっている
大切なのは、今決める話と後で扱う話を同じ場所で混ぜ続けないことです。
広がったことに気づいたら、内容を否定せず、今の話し合いの目的だけを取り戻します。
「今日ここで決めること」を一文で1つだけ言い直します
次に、話し合いが終わったとき何が決まっていれば前へ進めるのかを一つだけ選びます。
選ぶ
候補の中からどれにするか決めたいのかを確認します。
決める
誰が、いつ、何をするか決めたいのかを確認します。
確認する
判断する前に不足している情報を決めたいのか確認します。
一文にできない場合は、決めようとしていることが複数混ざっている可能性があります。
今の判断に必要な話だけ残し、それ以外は別に置きます
今日決めることが一つに戻ったら、今出ている話題を「この判断に必要か」で分けます。
「今日は来週の担当者を決める」と戻したなら、担当できる時間や役割の条件は今扱います。一方で、来月の進め方や別案件の改善案は、今ここで決めなくても構いません。
後で扱う話題は短くメモしておけば、無視せずに今の結論へ戻れます。
話題を捨てるのではなく、扱う順番を分けることで、参加者も安心して今の判断へ集中しやすくなります。
最後に「決まったこと」と「後で扱うこと」を分けて確認します
話し合いの終わりには、長く話した内容を全部まとめるのではなく、次に動くために必要な二つだけ確認します。
- 今日決めるとしたことは決まりましたか？
- 誰が次に何をするか分かりますか？
- 後で扱う話題が混ざったまま残っていませんか？
- 次に確認する必要があることは明確ですか？
- 同じ話をもう一度最初から説明しなくて済みそうですか？
結論が出なかった場合も、次に何を確認すれば決められるかが一つ残れば、話し合いは前へ進んでいます。
次の話し合いで「今日は何を決めるか」を最初と途中で一度ずつ確認します
話題が広がりやすい場面ほど、最初に目的を決めるだけでなく、途中で一度戻すことが役立ちます。
今日のポイント
- 話題が増えたことに気づく
- 今日決めることを一文にする
- 今の判断に必要な話だけ残す
- 後で扱う話題は別に残す
- 最後に決まったことを確認する
すべてを一度に話し切ろうとせず、今日一つ決まれば十分という基準を持つと、話し合いを終えやすくなります。
話題を減らすより、今決めることを一つに戻します
話し合いが広がるのは、参加している人が考えているからこそ起こることでもあります。ただ、全部を同じ時間に扱うと、どの話題も終わりにくくなります。
「今日ここで決めること」を一つに戻し、残りを後へ分ければ、出た意見を大切にしながら結論も残しやすくなります。
話し合いを前へ進めるための最終チェック
- 最初の目的から話題が広がっていませんか？
- 今日決めることを一文で言えますか？
- 今必要な話と後でよい話を分けましたか？
- 決まったことを最後に確認しましたか？
- 参加した人が次に何をするか分かりますか？
