毎日忙しく働いているのに、仕事はなかなか減らない。新しい仕事が増えるたびに、以前から続けている仕事もそのまま残っていることがあります。
この状態になると、作業を速くする方法や人へ頼む方法だけでは、負担が十分に減らない場合があります。仕事の量そのものが増え続けているからです。
とはいえ、長く続けている仕事ほど「やめて問題が起きたらどうしよう」と考えやすく、必要性が分からなくても続けてしまいます。
そんなときは、いきなり廃止するのではなく、影響が小さい仕事を1回だけ休止して、実際に何が起きるかを確かめる方法があります。
続ける理由が薄い仕事を探す
以前から続けている仕事の中から、今の目的がはっきりしないものを1つ選びます。
1回だけ休止してみる
安全や期限へ影響しない仕事を選び、次回の1回だけ実施しない期間を作ります。
困ったことが起きたかを見る
問題がなければやめる候補にし、影響があれば戻すか頻度を変えます。
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昔からあるという理由だけで続けている仕事があります
仕事には、始めた当時には必要だったものの、状況が変わって役割が小さくなっているものがあります。
報告資料を毎週作る、同じ内容を複数の場所へ入力する、誰が見ているか分からない一覧を更新するなど、「以前からそうしている」という理由だけで残る仕事もあります。
- その仕事を誰が使っているのか、すぐに答えられない
- 終わった後に使われたかどうか確認したことがない
- 同じ情報を別の仕事でも作っている
- 頻度を減らしても困る理由が思い浮かばない
目的が分からない仕事をすぐ削除するのではなく、まず誰が使っているか、止めたときに何が起きるかを確認できる候補として扱います。
なくして困る仕事ではなく試しに止められる仕事を選びます
どの仕事でも試しに止めてよいわけではありません。法律、安全、顧客との約束、支払い、期限などに関わるものは、自己判断で止めない方がよいでしょう。
最初は、止めてもすぐ大きな問題につながらない仕事を探します。
後から戻せる
1回実施しなくても、必要だと分かった時点で次回から再開できる仕事かを見ます。
すぐ困る人がいない
止めることで他の人の仕事や顧客対応がその日に止まらないかを確認します。
結果を確認できる
休止した後、問い合わせ、作業の遅れ、困った人の有無などを確認できる仕事を選びます。
ここで決めるのは「永久にやめる仕事」ではありません。「1回休んで必要性を確かめられる仕事」です。
やめる決断より休止する実験と考えると、長く続けている仕事でも確認しやすくなります。
なくても大丈夫かを実際の仕事で確かめます
仕事の必要性は、頭の中だけで判断しにくいものです。「誰かが使っているかもしれない」と考えると、ほとんどの仕事を残したくなるからです。
影響が小さい業務なら、次回だけ休止して実際の反応を見る方法があります。
休止するのは1つだけにする
複数の仕事を同時に止めると、問題が出たときにどの変更が影響したのか分かりにくくなります。
必要な相手には事前に確認する
他の人が使う可能性がある仕事なら、「次回は作成しなくても問題ないですか」と確認してから試します。
空いた時間を別の仕事へ使う
休止によって何分空いたか、その時間を必要な仕事へ使えたかまで確認します。
毎週30分かけて一覧表を更新しているものの、誰が使っているか分からないとします。関係者へ確認したうえで次の1回だけ作成を休み、問い合わせや困ったことが起きるかを見ます。何も起きず、別の資料で十分だったと分かれば、その仕事をやめるか月1回へ減らす候補にできます。
反対に、「その表がないと確認できない」と分かれば、元に戻せばよいだけです。
休止した結果は、仕事を削るためだけの材料ではありません。「必要な仕事だと確認できた」という結果も、続ける理由になります。
問題が起きたかだけでなく空いた時間の使い道も確認します
休止期間が終わったら、「苦情がなかったから不要」とすぐ決めるのではなく、実際に何が変わったかを確認します。
- その仕事を止めたことで困った人や作業の遅れは出たか
- 別の資料や方法ですでに代わりを果たしていなかったか
- 休止によって実際にどれくらい時間を使わずに済んだか
- 空いた時間を、より必要な仕事や休息へ使えたか
問題がなく時間も確保できたなら、その仕事を終了する選択があります。
少し必要だったなら、毎週から月1回へ減らす、内容を半分にするなど、頻度や量を変える方法もあります。
完全に必要だったと分かれば元へ戻します。試して分かった結果に合わせて、続け方を変えれば十分です。
次回だけ休んでも戻せる仕事を1つ選びます
今日、すべての仕事を調べる必要はありません。
毎日、毎週、毎月のように繰り返しているものの中から、「なぜ今も続けているのだろう」と感じる仕事を1つ選びます。
今日のポイント
- 繰り返している仕事から目的が曖昧なものを1つ選ぶ
- 止めても安全・期限・約束へ影響しないか確認する
- 必要ならその仕事を使う人へ事前に確認する
- 次回だけ休止し、困ったことが起きるかを見る
- 結果から、終了・再開・頻度変更のどれかを決める
最初の1回で判断できなければ、もう少し期間を長くしても構いません。ただし、何を確認するための休止なのかは決めておきます。
仕事によって影響が出るまでの時間は違います。毎日の作業なら数日、月単位の仕事なら次の周期まで見るなど、確認期間も変えられます。
仕事を減らすときは必要かどうかを実際の反応で確かめる
仕事が多いとき、すべてを速く終わらせることだけが解決方法ではありません。長く続けている仕事の中に、役割が小さくなったものが残っている場合があります。
まず、影響が小さく後から戻せる仕事を1つ選び、次回だけ休止してみます。問題が起きたか、誰かが困ったか、空いた時間を別のことへ使えたかを確認します。
何も問題がなければやめる。少し必要なら頻度を減らす。必要だったなら元へ戻す。この結果を使えば、「何となく続ける」状態から抜けやすくなります。
仕事を減らす目的は、単に作業数を少なくすることではありません。今必要な仕事へ時間と力を使える状態を作ることです。
仕事を1回休止するときに確認したいこと
- 続ける理由が分からない繰り返し業務を確認できたか
- 安全や約束へ影響せず休止できる仕事を選べたか
- 必要な相手への確認を済ませてから試したか
- 休止したことで実際に何が起きたか確認できたか
- 結果から終了・再開・頻度変更を判断できたか
