同じ仕事を繰り返していると、毎回大きな問題が起きないこと自体が安心材料になります。
一方で、少し時間がかかるようになった、確認が一つ増えた、いつもの手順を補う作業が増えた、といった小さな変化は「問題ではない」と流しやすくなります。
そこで、正常か異常かだけで判断せず、作業が終わるたびに前回との違いを一つだけ記録します。
一度の違いで結論を出さず、同じ方向の変化が続いたときにだけ手順や状態を見直すと、確認作業を増やしすぎずに変化へ気づきやすくなります。
繰り返す仕事を1つ選ぶ
週ごと、月ごと、案件ごとなど、同じ流れで行う仕事を対象にします。
前回との差を1つ残す
時間、追加作業、終わった状態のどこが違ったかを短く記録します。
続く変化だけ見直す
同じ変化が繰り返されたときに、原因や手順を確認します。
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「問題なし」で終えて小さな違いを見逃していないか確認します
慣れた仕事ほど、終わったかどうかだけを見て次へ進みやすくなります。大きな失敗がなければ、その途中で少しずつ増えている手間や変わっている状態には気づきにくいものです。
- 以前より確認に時間がかかるようになった
- 毎回同じ修正ややり直しが少しずつ増えている
- 本来の手順にはなかった補助作業が当たり前になっている
- 終わった後の片付けや整理に以前より手間がかかる
- 「いつもこうだから」と違いを確かめず進めている
異常を探そうとすると大きな変化だけを見がちです。前回と違う点を探すと、小さなずれも拾いやすくなります。
前回と比べる場所を「時間・追加作業・終わった状態」に分けます
かかった時間
始めるまで、作業中、終わった後のどこかが以前より長くなっていないか見ます。
増えた作業
確認、修正、問い合わせ、手直しなど、前回にはなかった動きが増えていないか見ます。
終わった状態
完成物や作業場所、次の人へ渡す状態が前回と違っていないか見ます。
毎回すべてを詳しく記録する必要はありません。3つのうち、その日に一番気になった違いを一つだけ残します。
作業が終わったら「前回より何が違ったか」を一文だけ残します
同じ仕事を終える
毎回行う定型作業を、普段どおり最後まで進めます。
前回を思い出す
時間、追加作業、終わった状態のどこが違ったかだけを比べます。
違いを一つ書く
「前回より確認が増えた」のように、短い一文で残します。
今週は集計そのものは問題なく終わったものの、入力内容を確認する回数が前回より増えたとします。
その場で原因を決めず、「前回より確認する回数が増えた」とだけ残します。次回も同じ変化が出たら、元データの形式や手順に変化がないかを確認します。
一度の違いではなく同じ変化が続いているかを確認します
- 前回との違いを一つだけ残せましたか？
- その違いは今回だけの一時的なものでしたか？
- 似た変化が前にも記録されていませんか？
- 同じ方向の変化が続いている場所はありませんか？
- 続く変化だけ、手順や条件を見直せそうですか？
一回だけ時間がかかった、たまたま問い合わせが増えた、といった違いまで毎回問題扱いする必要はありません。同じ種類の変化が続いたときにだけ確認を深めると、過剰な点検を増やさずに済みます。
今日行う定型作業を1つ選び終わった後に前回との差を一文だけ書きます
今日のポイント
- 繰り返している仕事を1つ選ぶ
- 普段どおり作業を最後まで行う
- 時間・追加作業・終わった状態を前回と比べる
- 一番気になった違いを一文だけ残す
- 同じ変化が続いたときだけ見直す
記録を増やすことが目的ではありません。変化がなければ「大きな違いなし」と短く終え、違いがあるときだけ一つ残せば十分です。
自動化した仕事で確認する場所そのものを決めたい場合は、仕事を自動化するとき失敗の影響が大きい場所だけ人が確認する方法も参考になります。
問題が起きていないときほど「前回と同じか」を見ます
繰り返す仕事では、大きな問題が起きない期間が長いほど、少しずつ変わっている部分を見落としやすくなります。
毎回細かな点検表を増やすのではなく、作業が終わったときに前回との違いを一つだけ残します。同じ方向の変化が続けば、その時点で手順や条件を見直します。
「問題なし」で終えるだけでなく、小さな差を残しておくことで、問題になる前の変化を自分の仕事に合う形で見つけやすくなります。
小さな変化を見つけるための最終チェック
- 繰り返す仕事を1つに絞りましたか？
- 前回と比べる場所を決めましたか？
- 違いを一つだけ短く記録しましたか？
- 一度の違いだけで原因を決めていませんか？
- 同じ変化が続いたときに見直せますか？
