同じ作業でやり直しが続くときに間違える直前の確認をする方法
知りたいことから読む
同じ作業で何度もやり直しが起きると、「もっと注意しないと」と思っても、次も似たところで止まりやすくなります。
作業全体を慎重にしようとすると確認する場所が増え、かえって続けにくくなることもあります。
そんなときは、間違いが起きる直前の場所を一つ見つけ、そこだけに確認を置きます。
全部を見直すのではなく、やり直しにつながりやすい一点だけを先に確認することで、作業の流れを大きく変えずにミスを減らしやすくします。
最近のやり直しを一つ選ぶ
同じ種類のミスが起きた作業を一件だけ取り上げます。
直前の分かれ目を見つける
間違いが確定する一つ前に何をしていたかを確認します。
確認を一つだけ置く
その場所で毎回見る条件を一つ決め、数回試します。
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まず最近起きた同じ種類のやり直しを一つ選びます
最初からすべてのミスを減らそうとせず、ここ数日で「また同じところでやり直した」と感じた作業を一つだけ選びます。
- 入力後に数字を直すことが多い
- 送信後に添付漏れへ気づく
- 片づけたあと必要な物をもう一度出す
- 作業を進めてから条件違いに気づく
注意する量を増やすより、どの場所で確認すればやり直しを防げたかを具体的に探します。
一件に絞ると、作業全体ではなく直すべき場所を見つけやすくなります。
間違いが決まる一つ前に何をしていたか確認します
ミスが見つかった場面ではなく、その間違いが確定する直前まで戻ります。確認を置くなら、やり直しが始まる前の方が使いやすいからです。
選ぶ前
種類、相手、ファイルなどを選択する場面で違いが出ていないか見ます。
確定する前
保存、送信、購入など戻しにくい操作の直前を確認します。
片づける前
終了したと思って道具や資料を戻す前に不足がないか見ます。
「ここで一度見れば防げた」と思える場所が一つ見つかれば十分です。
その場所で確認する条件を一つだけ決めます
確認項目を何個も増やすと、その確認自体が続きにくくなります。最初は、今回のやり直しを防ぐための一つだけにします。
メール送信前なら「添付が必要な連絡か」、入力を確定する前なら「対象の日付は合っているか」のように、一問で答えられる条件にします。
確認したら、ほかの項目までその場で増やさず作業を進めます。
短い確認を同じ場所へ置くことで、毎回ゼロから注意点を思い出す必要がなくなります。
数回使ってやり直しが減ったかだけを見ます
確認を置いたら、完璧にミスがなくなったかではなく、同じ種類のやり直しが減ったかを見ます。
- 確認する場所を忘れず使えましたか？
- 同じやり直しは減りましたか？
- 確認に時間がかかりすぎていませんか？
- もっと手前に置いた方が使いやすそうですか？
- 確認項目を増やさず続けられていますか？
効果が弱ければ、確認を増やす前に「置く場所」が合っているかを見直します。
今日一度だけやり直した作業の直前を思い出します
大きな改善策を考える必要はありません。今日起きた一つのやり直しについて、「どこで一度見れば防げたか」だけを確認します。
今日のポイント
- 同じ種類のやり直しを一つ選ぶ
- 間違いが決まる直前まで戻る
- 確認する場所を一つに絞る
- 見る条件も一つだけにする
- 数回試して同じやり直しが減ったかを見る
作業全体を慎重にするより、一番効く場所へ小さな確認を置く方が続けやすくなります。
全部を注意するより、やり直しの直前を一つ変えます
同じミスが続くと、自分の集中力や注意力の問題に見えやすくなります。けれど、毎回同じ場所で起きているなら、そこへ確認を置く方が具体的です。
まず一つのやり直しだけを選び、その直前へ短い確認を一つ置いてみてください。作業の流れを大きく変えずに、同じ手戻りを減らすきっかけになります。
やり直しを減らすための最終チェック
- 対象にするやり直しを一つ選びましたか？
- 間違いが決まる直前を確認しましたか？
- 確認を置く場所を一つにしましたか？
- 見る条件も一つだけにしましたか？
- 数回試して同じ手戻りが減ったか確認しましたか？
