予定していた作業の途中で、「あれもやっておこう」「今のうちに確認しよう」と別の用事を思いつくことがあります。小さな用事だからすぐ終わると思って始めても、メール確認や片づけ、検索へ広がり、元の予定へ戻るころには時間が足りなくなることがあります。
そんなときは、思いついた用事を忘れないようにしながら、今すぐ始めない仕組みを作ります。やることは、思いつきを一か所のメモへ短く置き、今の作業へ戻ることです。
「思いついたら実行」ではなく「思いついたら置く」に変えると、今の予定を守りながら、あとで必要な用事も拾いやすくなります。
横道にそれる場面を見る
予定中に別の用事へ移ってしまうきっかけを確かめます。
思いつきを別メモへ置く
実行せず、あとで見返せる一か所へ短く残します。
区切りで必要性を見直す
今の予定が終わってから、残した用事を実行するか判断します。
この記事のタグ
「すぐ終わるから」と別の用事を始める場面を見ます
予定が押す原因は、大きな用事だけとは限りません。メールを一通見る、机の上を少し片づける、気になったことを検索するなど、数分で終わりそうな行動が入口になることがあります。
思いつき自体を減らす必要はありません。今の予定と別の用事を同時に進めないことが大切です。
まずは、自分がどんな思いつきで予定から外れやすいかだけ確認します。
思いつきを置く場所を一か所だけ決めます
付箋、紙のメモ、スマホのメモなど、すぐ書ける場所を一つ決めます。大切なのは、きれいに整理することではなく、今の作業を止めずに数秒で残せることです。
短く書く
「○○へ返信」程度で十分です。
その場で実行しない
メモしたら今の作業へ戻ります。
あとで見る
作業の区切りでまとめて確認します。
メモ先を増やさないことで、「どこに残したか」を探す手間も減らせます。
思いついたら十秒以内でメモして今の作業へ戻ります
別の用事が浮かんだら、詳しい手順や理由まで書かず、あとで自分が分かる最小限の言葉だけ残します。メモを完成させることが目的になると、今度はメモ作り自体が中断になります。
受信箱を開くのではなく、「田中さんへ返信」とだけメモします。今の作業を終えてからメモを見て、返信が今日必要かを判断します。
思いつきを捨てずに保留できる場所があると、「忘れそうだから今やる」という焦りを減らせます。
予定の区切りでメモを見て本当に必要な用事だけ残します
今の作業が終わったら、ためたメモをまとめて見ます。書いた瞬間は急ぎに感じても、少し時間を置くと「今日はしなくてよい」と分かる用事もあります。
- 今すぐ必要な用事ですか？
- 今日中でよい用事ですか？
- 別の日へ回せますか？
- そもそもやらなくても困りませんか？
思いつきと実行を分けると、必要性を落ち着いて判断しやすくなります。
次の予定では一枚のメモだけを横に置いて始めます
最初から新しい管理方法を作る必要はありません。次に30分以上取り組む予定があるとき、横に一枚の紙や一つのメモ画面を用意し、別の用事が浮かんだらそこへ置いてみます。
今日のポイント
- 思いつきは消そうとしない
- 実行せず一か所へ短く残す
- メモしたら今の作業へ戻る
- 区切りで必要性を見直す
予定を守るために必要なのは、思いつかないことではなく、思いつきの置き場所を決めておくことです。
思いつきを別メモへ置くと今の予定へ戻りやすくなります
予定の途中で別の用事を始めて時間が足りなくなるときは、思いつきをその場で処理せず、一か所のメモへ置きます。忘れない安心を作ってから今の作業へ戻り、区切りで必要性を判断すれば、横道にそれる回数を減らしやすくなります。
予定へ戻る前の最終チェック
- 思いついた用事を短くメモしましたか？
- その場で別の用事を始めていませんか？
- メモ先は一か所にまとまっていますか？
- 今の予定が終わってから見直せる状態ですか？
