休暇や連休の前になると、「休む前にできるだけ全部終わらせておこう」と考えて、いつも以上に仕事を詰め込みたくなることがあります。
けれど、短い時間で全部を終わらせようとすると、優先順位が崩れたり、休む直前まで残業したりして、かえって引き継ぎが曖昧になることもあります。
そんなときは、仕事を全部片づけるのではなく、自分が休んでいる間に止まると困る作業だけを先に見つけて引き継ぎます。
休暇中も待てる仕事と、誰かが動ける状態にしておく仕事を分けるだけで、休む前の負担を増やしすぎずに済みます。
休暇中に止まる仕事を探す
自分が不在だと誰かが困る作業だけを確認します。
必要な情報だけ渡す
期限、現在地、次の行動、連絡先を短くまとめます。
残りは休暇後へ戻す
休暇中に動かなくてもよい仕事は無理に終わらせません。
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休む前に終わらせたい仕事ではなく不在中に止まる仕事を確認します
休暇前は、目の前にある仕事すべてが気になりやすくなります。まず予定表やタスク一覧を見て、自分が休んでいる期間に期限や確認が来るものだけを取り出します。
- 休暇中に締切が来る仕事がありますか
- 自分の返事を待っている人がいますか
- 自分しか場所や進み具合を知らない資料がありますか
- 不在中に問い合わせが来る可能性が高い案件がありますか
休暇中に動かなくても問題がない仕事まで前倒しすると、本当に必要な引き継ぎへ使う時間が減ってしまいます。
対象が絞れたら、それ以外の仕事はいったん休暇後へ戻して構いません。
引き継ぐ仕事は期限と現在地と次の行動の三つに分けてまとめます
長い説明文を作るより、相手が次に動ける情報だけを残します。何をする仕事かよりも、今どこまで終わっていて、次に何をすればよいかが分かることが大切です。
期限
いつまでに確認や対応が必要かを一つ示します。
現在地
完了したことと未完了のことを短く分けます。
次の行動
次に連絡する、確認する、送るなど一動作を示します。
必要なら、関連資料の保存場所や相手先の連絡先も一緒に置きます。
引き継ぐ人がどこまで判断してよいかを先に決めておきます
作業だけ渡しても、判断が必要になるたびに休暇中の自分へ連絡が来る状態では、十分に引き継げているとは言えません。
予定通りならそのまま進めてよい、金額や日程が変わる場合は担当者へ確認する、といった判断の境目を短く残します。
誰へ確認すればよいかまで分かると、不在中の連絡先が自分だけになるのを防ぎやすくなります。
すべての例外を想定する必要はありません。起こりやすい判断だけを一つか二つ決めておきます。
戻ってきたら何が止まったかではなく引き継ぎがなくてもよかった仕事も確認します
休暇後は、不在中に困ったことだけでなく、実際には何もしなくても問題がなかった仕事も見ます。次回の休暇前に抱え込む仕事を減らす手がかりになります。
- 不在中に本当に対応が必要だった仕事はどれでしたか？
- 引き継いだ情報だけで相手は動けましたか？
- 休暇中に自分へ確認が来たのはどんな判断でしたか？
- 前倒ししたのに急ぐ必要がなかった仕事はありましたか？
- 次回は引き継がなくてもよい仕事を一つ減らせますか？
休むたびに引き継ぎを増やすのではなく、必要だったものだけを残していきます。
次に休む日までに止まりそうな仕事を一件だけ書き出してみます
長い引き継ぎ表を作る必要はありません。次の休暇や有給休暇を思い浮かべ、その間に止まりそうな仕事を一件だけ選びます。
今日のポイント
- 休暇中に期限が来る仕事を確認する
- 自分の返事待ちになりそうな案件を探す
- 期限・現在地・次の行動を短くまとめる
- 判断が必要なら確認先も一緒に残す
- 休暇後でよい仕事は前倒ししすぎない
休む前の準備は、仕事をゼロにすることではなく、自分がいなくても必要な仕事だけ動ける状態にすることです。
休暇前の頑張りを増やすより不在でも動ける仕事を少しだけ増やします
休むことに備えて全部を終わらせようとすると、休暇の直前ほど仕事が増えてしまいます。
不在中に止まる仕事だけを見つけ、次に動くための情報を渡しておけば、残りは休暇後へ戻せます。休むための準備を、無理な前倒しではなく小さな引き継ぎへ変えていきます。
休暇前の引き継ぎの最終チェック
- 不在中に止まる仕事だけを選びましたか？
- 期限と現在地を短く残しましたか？
- 次にする行動が相手に分かりますか？
- 判断が必要なときの確認先がありますか？
- 休暇後でよい仕事を無理に前倒ししていませんか？
