作業を始めてから必要な資料や前回の記録が見つからず、手が止まることがあります。参照先が分かれていると、作業より探す時間が増えやすくなります。
そんなときは、すべての情報を整理し直すのではなく、その作業で使う参照先だけを始める前に一か所へ集めます。資料を動かせなくても、リンクや保存場所を並べるだけで途中の中断を減らせます。
止まりやすい場面を見る
作業途中で何を探しているかを振り返ります。
参照先を先に集める
今回使う資料や場所だけを一か所に並べます。
探さず作業へ戻る
必要になったら集めた場所から順に参照します。
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作業が止まる直前に何を探しているかを見ます
最近手が止まった作業を振り返り、その直前に何を探していたかを見ます。前回資料、数字の根拠、メールなど、探す対象が見えると対策しやすくなります。
- 前回の資料を探して別フォルダを開いた
- メールの添付を探して受信箱へ戻った
- 共有場所が分からず人に確認した
毎回複数の場所を行き来する作業ほど、先にまとめる効果があります。
全部の保管場所を変える必要はありません。今回の作業で何度も行き来する場所だけを対象にします。
その作業で本当に使う参照先だけを選びます
準備を増やしすぎず、今の作業に必要なものだけを選びます。候補は元資料、確認する数字、前回記録、提出先などです。
元資料
作業の土台になる資料を確認します。
確認資料
途中で照合する情報を選びます。
提出先
最後に必要な宛先や保存場所を押さえます。
使うか分からない資料まで集めず、「途中で探しに行きそうなもの」に絞ると準備が短く済みます。
資料を移さなくても参照先を一か所へ並べます
移動できる資料は作業用フォルダへまとめ、動かせない共有資料やメールはリンクや保存場所を一つのメモへ並べます。作業中に次の参照先を考えなくて済む状態を作ります。
前回資料、集計データ、確認用メール、完成後の保存先を、作業前に一つの場所から開けるようにします。途中で別のフォルダを思い出して探し始める回数を減らせます。
参照先が一か所にまとまると、情報を探す行動と内容を考える行動が混ざりにくくなります。
途中で探し直した回数が減ったかを確かめます
作業後は、途中で別の場所を開いた回数を振り返ります。
- 必要な資料を作業前にそろえられましたか？
- 途中で保存場所を探し直しましたか？
- 用意したのに使わなかった資料はありましたか？
- 次回も最初に置いておきたい参照先はどれですか？
毎回使う参照先が見つかったら、その作業の開始位置として固定すると次回の準備も短くできます。
次の作業を始める前に参照先を三つまで並べます
次の作業で探しそうな資料や保存場所を三つまで選び、一つの場所から開けるようにします。
今日のポイント
- 途中で探しそうな物だけ選ぶ
- 資料を動かせなければリンクだけ集める
- 使わない情報まで準備しない
- 終わったら探し直した回数を見る
情報の保管方法を完璧にするより、作業中の中断を小さくする準備から始めるほうが続けやすくなります。
作業が止まる前に参照先だけを一か所へ集めます
必要な情報を探して止まりやすいときは、その作業で使う参照先だけを始める前に一か所へ集めます。探す時間が減り、考える流れを保ちやすくなります。
作業を始める前の最終チェック
- 途中で探しそうな資料を選びましたか？
- 一か所から参照できる状態にしましたか？
- 不要な資料まで集めすぎていませんか？
- 完成後の保存先も分かっていますか？
