予定が増えてくると、空いている場所へ順番に入れているうちに、移動や準備の時間まで詰まり、週の途中で予定を動かすことがあります。
全部の予定を同じ重さで扱うと、どこを調整できるのか分かりにくくなります。
そんなときは、予定を埋める前に、次の7日間で動かせない予定だけを先に固定します。
先に土台を作ると、動かせる予定を入れる場所が見えやすくなり、あとから大きく組み直す回数を減らしやすくなります。
次の7日間だけを見る
長い期間を一度に考えず、まず今週から次の7日間に範囲を絞ります。
動かせない予定を固定する
開始時刻や日付を変えにくい予定だけを先に予定表へ置きます。
動かせる予定を周りへ入れる
固定した予定の前後を見ながら、調整できる用事を無理なく配置します。
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まず次の7日間に入っている予定だけを確認します
予定が多いときに月全体まで見始めると、考える対象が増えてしまいます。最初は今日から7日間だけを見て、すでに入っている予定を確認します。
- 開始時刻が決まっている予定
- 予約済みの用事
- 相手と日時を約束している予定
- 締切日が動かしにくい用事
この段階では削るかどうかを決めず、動かしにくい予定と動かせる予定を分ける準備だけをします。
範囲を1週間に絞ると、何を先に置くべきかが見えやすくなります。
日時を動かせない予定だけを先に予定表へ置きます
次に、変更しにくい予定を先に固定します。すべてを重要な予定として扱うのではなく、実際に日時を変えられるかどうかで分けます。
約束
相手がいる予定や予約済みの用事は先に固定します。
締切
提出や支払いなど日付を越えにくいものを固定します。
移動
外出がある日は往復や準備の時間も同じまとまりで見ます。
固定する予定が見えると、残った時間を「自由に使える時間」と誤解しにくくなります。
動かせる予定は固定予定の前後を見て入れます
固定した予定の周りへ、時間を動かせる仕事や家事、買い物などを入れます。
外出直前まで別の作業を詰めるのではなく、出発準備と移動の時間を先に残します。そのうえで午前や昼の空いている場所へ、動かせる作業を一つ入れます。
同じ日に予定を集める場合も、前後の余白まで含めて入るかを確認します。
予定の名前だけではなく、その予定に付随する準備や移動も一緒に見ることがポイントです。
週の途中で予定を動かした回数が減ったか確認します
数日使ったら、予定表がきれいに埋まったかではなく、あとから組み直す回数が減ったかを見ます。
- 動かせない予定を先に固定できましたか？
- 準備や移動の時間も見込めましたか？
- 動かせる予定を詰め込みすぎませんでしたか？
- 急いで次の予定へ移る場面は減りましたか？
- 週の途中で大きく予定を組み直す回数は減りましたか？
詰まりやすい曜日があれば、その曜日だけ動かせる予定を一つ減らして調整します。
次の7日間で動かせない予定を3つまで先に固定します
今日予定表を開いたら、まず次の7日間だけを見て、日時を変えにくい予定を3つまで選びます。
今日のポイント
- 次の7日間だけを見る
- 日時を変えにくい予定を選ぶ
- 準備と移動も一緒に確保する
- 動かせる予定はその周りへ入れる
- 週の途中で組み直した回数を確認する
全部の予定を完璧に整理するより、動かせない予定を先に置くだけでも、1週間の使える時間は見えやすくなります。
先に動かせない予定を置くと調整できる場所が見えてきます
予定が重なりそうなときは、空いているところへ順番に入れるより、まず動かせない予定を土台にした方が調整しやすくなります。
その周りへ動かせる予定を置けば、週の途中で何度も組み直すのではなく、最初から動かせる場所を使って予定を組みやすくなります。
1週間を組む前の最終チェック
- 次の7日間に範囲を絞りましたか？
- 動かせない予定を先に固定しましたか？
- 準備や移動の時間も確保しましたか？
- 動かせる予定を周りへ入れましたか？
- 予定を詰めすぎていないか確認しましたか？
