仕事を丁寧に進めていると、「ここも直した方がいい」「ついでにこれも整えたい」と改善したい点が次々に見えてくることがあります。
改善そのものは役立ちますが、必要な成果がまだ終わっていないうちに追加作業を増やすと、仕事の範囲が広がり続け、時間をかけても終わりが見えにくくなります。
そんなときは、改善案を減らす前に、この仕事で最初に完成させるべき結果を1つ確認します。
その結果に直接必要な作業と、完成後でもできる改善を分けると、良くしようとする気持ちを残したまま、仕事の範囲を決めやすくなります。
必要な結果を1つ決める
この仕事が終わったとき、最低限どんな状態になっていればよいかを短く言い直します。
必須と追加を分ける
その結果に直接必要な作業と、できれば加えたい改善を別に置きます。
必須を終えてから選ぶ
必要な結果ができたあと、残り時間があれば追加改善を1つだけ選びます。
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この仕事で最初に完成させる結果を1つ決めます
作業が増えてきたら、「何をする仕事か」ではなく「何ができれば、この仕事はいったん完了と言えるか」を確認します。
資料なら必要な情報が相手に伝わること、点検なら必要な項目を確認できることなど、完成した状態を先に決めます。
- 誰のための仕事か
- 相手が必要としている結果は何か
- 期限までに必ず必要なものは何か
- 完成したと判断できる状態は何か
良くする案が多いほど、最初に「ここまでできれば完了」を決めておくと範囲が広がりにくくなります。
この結果が曖昧なままだと、思いついた改善がすべて必要に見えてきます。まず仕事の終点を固定します。
今ある作業を「必須」と「追加改善」に分けます
次に、やろうとしている作業を、完成に直接必要かどうかで分けます。重要そうに見えるかではなく、なくても最初に決めた結果が成立するかで判断します。
必須
これがないと必要な結果にならない作業です。
追加改善
あると良くなるものの、完成後でも追加できる作業です。
別の仕事
今回の結果とは直接関係せず、別に扱った方がよい作業です。
改善を捨てる必要はありません。今の仕事から外して、あとで判断する候補として残せば十分です。
必須作業だけで一度完成させます
必須と追加改善を分けたら、まず必須だけを進めます。途中で別の改善を思いついても、その場で作業へ追加せず、候補として脇へ置きます。
必要な数字と結論が揃えばまず完成とし、配色を整える、参考資料を増やす、説明ページを追加する、といった改善は完成後に判断します。
先に必要な結果を作れば、残り時間を見ながら「どこまで良くするか」を選べます。
最初から完成度を最大にしようとするより、一度必要な状態を作る方が、仕事の終わりと追加改善の境界が見えやすくなります。
追加改善は残り時間と効果を見て1つだけ選びます
必須作業が終わったら、残しておいた改善候補を見直します。すべてをやるのではなく、今の時間で効果が大きいものを1つだけ選びます。
- 必要な結果はすでに完成していますか？
- この改善で相手にとって何が良くなりますか？
- 今の期限までに無理なくできますか？
- 改善を足すことで別の重要作業が遅れませんか？
- 今回は見送っても後から追加できますか？
改善を見送ることは手抜きではありません。必要な仕事を先に終え、余裕がある範囲で質を上げるための順番です。
今の仕事で「なくても完成する作業」を1つ外します
いま進めている仕事を1つ選び、「これをしなくても必要な結果は成立するか」と確認します。成立するなら、その作業は一度追加改善へ移します。
今日のポイント
- 完成した状態を一文で決める
- 今やろうとしている作業を確認する
- 完成に直接必要なものだけ残す
- 追加改善は別に置く
- 必須が終わったあと改善を1つだけ選ぶ
仕事を良くする力は、作業を増やすことだけではありません。必要な結果を守りながら、どこまでやるかを決めることも大切な仕事の一部です。
良くする前に必要な仕事を終えます
改善点に気づけることは強みです。ただし、そのたびに作業へ追加していると、本当に必要な仕事まで終わりにくくなります。
まず必要な結果を1つ決め、必須作業だけで完成させます。そのあとに改善を選べば、仕事を良くしながら、終わらせる力も保ちやすくなります。
作業を増やす前の最終チェック
- この仕事の完成状態を決めましたか？
- 必須と追加改善を分けましたか？
- 必須作業だけで一度完成させましたか？
- 改善をすべて同時に追加していませんか？
- 残り時間を見て改善を選んでいますか？
