新しい道具や仕組みが入ると、これまで自分がしていた作業の一部を別の方法へ置き換えられることがあります。
そのとき、「この作業をしなくなったら自分の役割は何だろう」と迷うことがあります。作業名だけで仕事を捉えていると、方法が変わるたびに役割までなくなったように感じやすくなります。
そんなときは、今している作業そのものではなく、その仕事によって最終的に誰へどんな状態を届ける必要があるのかを確認します。
方法が変わっても守るべき結果が分かれば、自分が続ける部分、任せる部分、最後に確認する部分を考えやすくなります。
今している作業を1つ選ぶ
方法が変わりそうな仕事から、具体的な作業を1つ取り出します。
守るべき結果へ言い換える
「何をするか」ではなく「何ができていればよいか」を確認します。
自分が確認する範囲を決める
作業方法が変わっても、自分が責任を持って見る結果を残します。
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今している作業名がそのまま自分の役割になっていないか確認します
資料を作る、数字を入力する、文章を整える、問い合わせを分類する。毎日繰り返している作業は、自分の仕事そのもののように感じやすくなります。
- 「自分の仕事は○○を作ること」と作業名だけで説明している
- 方法が変わると、自分が何をすればよいか分からなくなる
- 道具に任せられる部分まで自分で続けようとしている
- 最終的に誰が何を必要としているかはあまり考えていない
方法が変わっても、その仕事で必要とされる結果まで同時になくなるとは限りません。
作業を「誰に・何が・どんな状態で届けばよいか」へ置き換えます
誰に届くか
その仕事の結果を使う人、判断する人、次に作業する人を確認します。
何が必要か
資料、判断材料、回答、確認済みの状態など、相手が実際に必要とするものを見ます。
どの状態なら完了か
正確さ、期限、分かりやすさなど、結果として満たす条件を決めます。
たとえば「毎週一覧表を作る」ではなく、「担当者が次の判断に使える最新情報を期限までに確認できる状態にする」と言い換えます。
方法が変わった後も自分が確認する結果を1つ決めます
任せられる作業を分ける
入力、整形、下書きなど、別の道具や仕組みへ移せる工程を切り分けます。
残る判断を確認する
例外への対応、優先順位、相手に合わせる部分など、人が見る必要のある点を確認します。
最後に見る結果を決める
自分が「ここまでは確認する」と責任を持つ完成条件を1つ明確にします。
下書きを自分で最初から書くことを役割にすると、道具が使えるようになった瞬間に仕事がなくなったように感じます。
一方、「読み手が誤解せず必要な判断ができる文章を届ける」と置けば、事実確認、相手に合った表現、抜けの確認など、自分が見るべき結果を決められます。
作業を減らしたあとも必要な結果を守れたかを振り返ります
- 相手が必要としていた結果は以前と同じように届きましたか？
- 自分がしなくてもよかった作業はありましたか？
- 逆に、人が判断しないと困った部分はどこでしたか？
- 責任の所在が曖昧になった工程はありませんでしたか？
- 次回、自分が確認する範囲を増減するとしたらどこですか？
道具を使ったこと自体ではなく、必要な結果が保たれたかで見ます。結果が崩れた場合は、全部を元へ戻すのではなく、崩れた部分だけ自分の確認範囲へ戻します。
自分の仕事を1つだけ「作業」から「届ける結果」へ書き換えます
今日のポイント
- 方法が変わりそうな作業を1つ選ぶ
- その結果を使う人を確認する
- 相手が必要とする完成状態を言葉にする
- 任せられる作業と自分が見る結果を分ける
- 一度試し、必要な結果を守れたか確認する
すべての仕事を一度に整理する必要はありません。まず1つだけ、「○○をする仕事」から「○○な状態を届ける仕事」へ言い換えてみます。
道具を入れた後に仕事量が減らない場合は、便利な道具が増えたのに仕事が楽にならないときに確かめたいことも合わせて確認できます。
仕事の方法が変わっても、必要とされる結果から役割を考えられます
新しい道具や仕組みが増えると、これまで自分がしていた作業が短くなったり、別の方法へ置き換わったりします。
そのとき、作業を守ることだけを考えるのではなく、誰へどんな結果を届ける仕事なのかを確認します。結果が分かれば、任せる作業と自分が残す判断を分けやすくなります。
役割は、同じ作業を続けることではありません。方法が変わった後も必要な結果を守れるよう、自分が担う範囲を調整していくことも仕事の一部です。
仕事の役割を結果から考える最終チェック
- 自分の役割を作業名だけで説明していませんか？
- その結果を使う人を確認できましたか？
- 相手に必要な完成状態を言葉にできましたか？
- 任せる作業と自分が確認する結果を分けましたか？
- 方法を変えた後も必要な結果が守れたか確認できますか？
