問題が起きたとき、原因として思い当たることが多いほど、どこから手をつければよいか分からなくなることがあります。
全部を一度に直そうとすると、確認する項目が増え、かえって原因と対策の関係が見えにくくなります。
そんなときは、原因を先に全部並べるのではなく、いちばん困っている具体的な場面を1つだけ選びます。
場面を小さくすると、そこで実際に何が起きているかを確認しやすくなり、試す対策も絞りやすくなります。
困る場面を1つ選ぶ
問題全体ではなく、実際に困る瞬間を具体的に決めます。
直前の流れを見る
その場面の前に何が起きていたかだけを順番に確認します。
1つだけ変えて試す
原因候補を全部直さず、影響がありそうな1点だけ変えます。
この記事のタグ
「何が悪いか」より先に、いちばん困る場面を1つ選びます
問題が大きく見えるときは、「作業が遅い」「連絡がうまくいかない」のように広い言葉で考えがちです。まずは、その問題が実際に表れる場面を1つだけ選びます。
たとえば「午後になると確認待ちが重なって作業が止まる」のように、いつ・どこで・何が起きるかが分かる形にします。
- 何度も起きている場面
- 時間を取られている場面
- 手戻りが多い場面
対象を1場面にすると、関係の薄い原因候補まで追いかけにくくなります。
まずは一番困っている場面だけで十分です。
その場面が起きる直前の流れを3つほど書き出します
原因候補を思いつきで増やすのではなく、実際の流れを短く確認します。困る場面の直前に起きていたことを、順番に3つほど並べます。
直前の行動
誰が何をしていたかを見ます。
止まった場所
待ちや迷いが出た点を探します。
繰り返す条件
同じ状況で再び起きるかを見ます。
推測ではなく、実際に起きた流れから確認すると、対策を試す場所が見えやすくなります。
影響が大きそうな1点だけ変えて試します
原因らしいものが複数見つかっても、全部を同時に変えると、何が効いたのか分からなくなります。まず1点だけ選んで、小さく変えます。
「確認する人を増やす」「資料を作り直す」まで広げず、まずは依頼時に確認期限を1行添えるだけ試します。
変える量を小さくすると、効果があったかを見分けやすくなります。
同じ場面で困り方が変わったかだけ確認します
対策を試したあとは、問題全体が解決したかではなく、最初に選んだ場面が少しでも変わったかを見ます。
- 止まる時間は短くなったか
- 手戻りの回数は減ったか
- 迷う時間は小さくなったか
- 別の場所に問題が移っていないか
変化がなければ、その1点は原因ではなかった可能性があります。次の候補へ移れば十分です。
次に困ったときは「一番困る場面」を1行で残します
問題が起きた瞬間に全部を分析する必要はありません。まず、その日のうちに「どの場面で困ったか」を1行だけ残しておきます。
今日のポイント
- 問題全体ではなく具体的な場面を選ぶ
- 直前の流れを短く確認する
- 原因候補を1つだけ選ぶ
- 小さな変更を1つ試す
- 同じ場面の変化を見る
一度で正解を当てるより、試した結果から次の候補を選ぶ方が、原因を絞りやすくなります。
原因が多いときほど、問題を見る場所を小さくします
原因候補が多い問題は、全部を考えようとするほど複雑に見えます。
まず一番困る場面を1つ決め、その直前の流れを見て、1点だけ変えて試す。これを繰り返すと、何が影響しているのかを少しずつ確かめられます。
問題を小さく直すための最終チェック
- 一番困る場面を1つ選びましたか？
- 直前の流れを確認しましたか？
- 原因候補を1つに絞りましたか？
- 1点だけ変えて試しましたか？
- 同じ場面の変化を確認しましたか？
