家族や仕事仲間との連絡に、いつも同じ電話、メール、メッセージサービスを使っている人は多いと思います。
普段はそれで困りませんが、その方法が一時的に使えなくなると、「相手へどう連絡すればよいのか」を考えるところから始めなければなりません。
連絡が必要になってから別の方法を探すより、普段の連絡手段が使えないときだけ使う方法を1つ決めておく方が動きやすくなります。
さらに、その方法が本当に使えるかを一度試しておけば、電話番号が古かった、通知に気づかなかった、といった問題も先に見つけられます。
いつもの連絡方法を確認する
普段どの方法に頼っているかと、それが止まったとき困る相手を確認します。
代わりの方法を1つ決める
いつもの方法が使えない場合だけ利用する、別の連絡経路を決めます。
実際に1回試す
相手へテスト連絡を送り、届くか、気づけるかまで確認します。
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1つの連絡手段だけに頼っていないか確認します
普段問題なく使えているものほど、「使えなくなった場合」を考える機会は少なくなります。
仕事では社内チャットだけ、家族とはメッセージアプリだけというように、気づかないうちに連絡経路が1つへ集まっていることがあります。
- 普段の連絡がほぼ1つのサービスだけで完結している
- 相手の電話番号や別の連絡先をすぐ確認できない
- いつもの方法が使えない場合の決まりがない
- 別の方法で実際に連絡したことがほとんどない
電話番号やメールアドレスを知っていても、どんな場合にどの方法を使うのか互いに分かっていなければ、別々の方法で相手を探し続けることがあります。
同じ原因で一緒に使えなくならない方法を選びます
予備の連絡手段は、数を増やせばよいわけではありません。大切なのは、普段の方法が使えないときにも残る可能性があることです。
例えば同じ端末、同じ通信環境、同じサービスだけに依存すると、問題が起きたときに予備の方法まで使えない場合があります。
普段と違う経路を使える
メッセージだけでなく、電話やメールなど別の方法へ切り替えられるか確認します。
相手も確認できる
自分だけが使える方法ではなく、連絡したい相手が普段から確認できるものを選びます。
迷わず使える
特別な設定や複雑な操作が必要な方法より、必要になったときすぐ使える方法を優先します。
家族と仕事仲間で同じ予備手段にする必要はありません。相手や目的によって使いやすい方法は変わります。
大切なのは、「念のためたくさん登録する」ことではなく、この相手には次に何を使うかが決まっていることです。
予備の連絡方法で相手へ1回テスト連絡します
予備の方法を決めたら、必要になるまで放置せず一度使ってみます。
実際に送ることで、登録した連絡先が合っているか、相手が通知に気づくか、こちらも返信を確認できるかが分かります。
切り替える条件を決める
いつもの方法で一定時間連絡できない場合など、「ここから別の方法を使う」という境目を決めます。
予備の方法から送ってみる
「予備連絡の確認です」と短いテストを送り、相手に届くことを確認します。
返信まで確認する
送信できただけで終わらず、相手が気づいて返信できるところまで試します。
普段はメッセージサービスを使っているなら、「いつもの方法で連絡できない場合は電話、それも難しい場合はメール」というように順番を決めます。その日のうちにメールを1通送り、相手から返信してもらいます。届かなければ、登録先や通知設定を今のうちに直せます。
仕事の場合は、個人だけで決めず、職場で利用が認められている方法の中から選ぶ必要があります。
また、機密情報や個人情報を扱う場合は、予備だからといって普段使わない私的なサービスへ送るのではなく、利用ルールに合った方法を使います。
送れたかではなく相手とつながれたかまで確認します
テスト後は、送信ボタンを押せたかだけで判断しません。必要なときに本当に連絡が成立するかを見ます。
- 登録していた連絡先は現在も正しく使えたか
- 相手は連絡に気づき、無理なく返信できたか
- いつ予備手段へ切り替えるか互いに同じ理解だったか
- 予備の方法を使うために難しい操作や準備は必要なかったか
届いても相手がほとんど確認しない方法だったなら、別の手段へ変えた方がよいかもしれません。
逆に、電話ならすぐ連絡できたという場合は、その方法を予備として残せます。相手によって結果が違えば、それぞれ別の方法にしても構いません。
半年後や連絡先を変更したときなどにもう一度試せば、古くなった情報をそのまま残すことも防げます。
大切な相手を1人選んで予備の連絡方法を試します
すべての連絡先について一度に考える必要はありません。
まずは、連絡が取れなくなると困る家族や仕事上の相手を1人選び、その人との予備手段を確認します。
今日のポイント
- 連絡が取れないと困る相手を1人選ぶ
- 普段の連絡方法とは別の方法を1つ決める
- どんな場合に予備手段へ切り替えるか決める
- 今日中にテスト連絡を1回送る
- 届き方に問題があれば方法や連絡先を変更する
1人で問題なく使えたら、次に必要性の高い相手へ広げます。家族全員、仕事のチーム全員へ一度にルールを増やす必要はありません。
実際に試して使いにくければ別の方法へ変えます。使えることが確認できた方法だけを残した方が、必要になったとき迷いにくくなります。
予備の連絡方法は決めるだけでなく一度使っておきます
普段の連絡手段が使えなくなったときに困るのは、別のサービスを知らないからとは限りません。「次に何を使うか」を互いに決めていないことが原因になる場合があります。
まず大切な相手を1人選び、普段とは違う連絡方法を1つ決めます。さらに、どんな状態になったら切り替えるのかも共有しておきます。
そのうえでテスト連絡を1回行い、相手が気づいて返信できるところまで確認します。届かなければ連絡先を直し、確認されにくければ別の方法へ変えます。
使える方法だけを残していけば、必要になったときに「どう連絡しよう」と考える時間を減らせます。
予備の連絡方法で最後に確認したいこと
- 普段の連絡方法以外の連絡先を確認できたか
- 予備として使う方法を相手と共有できたか
- どの状態で予備手段へ切り替えるか決められたか
- 実際にテスト連絡を送り返信まで確認できたか
- 使いにくかった場合に別の方法へ変更できたか
