「30分くらいで終わる」と思って始めた仕事が、気づけば1時間以上かかっていた。そんなことが重なると、予定表どおりに動けないだけでなく、自分は時間管理が苦手なのではないかと感じやすくなります。
見積もりが外れる原因は、作業そのものだけを時間として考え、資料を探す、確認する、修正する、片づけるといった周辺の動きを含めていないことがあります。
そんなときは、見積もった時間と実際にかかった時間の差を見て、次回の見積もり方を調整します。予定を詰め直す前に、自分の作業時間の癖を知ることから始めます。
見積もりと実績を並べる
予定した時間と実際に終わるまでの時間を同じ作業で比べます。
長引いた部分を分ける
準備、作業、確認、修正など、時間が増えた場所を見つけます。
次回の時間へ反映する
差が出やすい部分を含めて、次の予定時間を組み直します。
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予定より長引いた仕事を、見積もりと実際の時間で比べます
まず、最近「思ったより時間がかかった」と感じた仕事を思い出します。重要なのは反省することではなく、どれくらい差があったかを事実として見ることです。
- 予定では短時間で終わるつもりだった
- 途中で調べ物や確認が増えた
- 修正ややり直しまで予定へ入れていなかった
- 終わった後の片づけや共有に時間がかかった
時間差を自分の能力の問題にせず、見積もりに含めていなかった工程を探す材料にします。
毎回細かく計測する必要はありません。繰り返し行う仕事や、予定を押しやすい仕事から見るだけでも十分です。
作業時間を、準備から終了までの流れに分けます
「資料を作る」「メールを書く」のような作業名だけでは、時間が増えた場所が見えにくくなります。開始前から終了後までを大まかに分けてみます。
始める前
資料を探す、条件を確認する、必要な物をそろえる時間です。
進める間
実作業に加え、途中の確認や調べ直しも含めます。
終える前後
見直し、修正、保存、共有、片づけまで見ます。
この分け方をすると、「作る時間は想定内だが、確認と修正が毎回長い」といった癖が見えやすくなります。
次回は、長引きやすい工程を最初から時間へ含めます
差が出た場所が分かったら、次の予定では実作業だけを見積もるのをやめます。毎回発生しやすい準備や確認も、最初から作業時間の一部として扱います。
作成そのものに40分、必要な情報を探す時間に15分、見直しと修正に20分かかるなら、「資料作成40分」ではなく、その周辺まで含めた時間で予定を置きます。
余裕を大きく足すのではなく、自分の作業で実際に起きている工程を見積もりへ戻すのがポイントです。
見積もりを変えた後、予定とのずれが小さくなったかを見ます
一度の結果だけで正しい時間を決める必要はありません。同じ種類の仕事を数回行い、予定時間と実際の差がどう変わったかを見ます。
- 以前より終了時刻を予測しやすくなりましたか？
- 毎回同じ工程で時間が増えていませんか？
- 準備や確認を予定へ含められていますか？
- 想定外の対応と毎回起きる作業を分けられていますか？
- 次の予定へ遅れが広がる回数は減りましたか？
差が残る場合は予定全体を作り直すのではなく、見積もりから抜けている工程がないかをもう一度見ます。
次に繰り返す仕事で、予定時間と終了時刻だけ残してみます
細かなタイムログを作らなくても、始める前の見積もりと実際に終わった時刻が分かれば、次回へ使える材料になります。
今日のポイント
- 予定より長引きやすい仕事を選ぶ
- 始める前に終わる見込みを決める
- 実際に終わった時刻を見る
- 増えた時間がどの工程だったか分ける
- 次回はその工程まで見積もりへ含める
予定を守るために急ぐより、自分の仕事に実際どれくらい時間が必要なのかを知るほうが、無理のない予定を作りやすくなります。
時間管理は、予定を詰める前に見積もりの癖を知るところから変えられます
仕事が予定より長引くと、次の予定を削ったり、自分の作業速度を責めたりしがちです。
けれど、毎回必要な準備や確認が見積もりから抜けているだけなら、直すべきなのは予定の数ではなく時間の見方です。実際との差を次回へ反映すると、予定表を現実の仕事に近づけていけます。
作業時間を見積もる最終チェック
- 見積もりと実際の時間を比べましたか？
- 準備・実作業・確認・終了後に分けましたか？
- 毎回長引く工程が見えましたか？
- 次回の予定へその工程を含めましたか？
- 数回試してずれが小さくなったか見ましたか？
