外出や打ち合わせなど、開始時刻を動かしにくい予定がある日は、その前後だけ時間が詰まりやすくなります。
予定そのものは時間どおりでも、出発前の準備に手間取ったり、終了後の片付けや移動が長引いたりすると、次の予定へ遅れが広がります。
そこで、重要な予定の所要時間だけではなく、その前の準備・移動と、その後の片付け・切り替えまでを予定の一部として確保します。
予定と予定の間に偶然空き時間ができるのを待つのではなく、最初から余白を予約しておくことがポイントです。
動かせない予定を1つ選ぶ
外出や会議など、開始時刻を守りたい予定を基準にします。
前後に必要な動きを足す
準備・移動・片付け・切り替えに必要な時間を確認します。
余白へ別の予定を入れない
空いて見えても、その時間は重要な予定を守るために残します。
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予定そのものの時間だけを確保していないか確認します
たとえば会議が1時間なら、予定表にも1時間だけ入れたくなります。しかし、実際にはその前に資料を開く、席を移動する、接続を確認するなどの準備があります。
- 予定の直前まで別の仕事を入れている
- 移動時間を最短で見積もっている
- 終了直後に別の予定を置いている
- 片付けやメモ整理を予定時間へ含めていない
本体の時間だけでなく、始めるまでと終わった後まで含めて見ます。
重要な予定を「前・本体・後」の3つに分けます
予定の前
準備、移動、着替え、接続確認など、開始時刻までに必要な動きです。
予定の本体
会議、外出、約束、作業など、その予定の中心となる時間です。
予定の後
片付け、帰宅、メモ整理、次の作業へ戻るための切り替えです。
この3つを一つのまとまりとして扱うと、見かけ上の空き時間へ別の予定を詰め込みにくくなります。
次の大事な予定の前後へ短い余白を固定します
前に必要な時間を決める
準備と移動に普段どれくらい必要かを思い出し、予定の前へ確保します。
後に必要な時間を決める
片付けや次の行動へ戻るまでに必要な時間を予定の後へ確保します。
その余白を空けたままにする
短い用事ならできそうでも、別の予定を入れずに残します。
出発時刻だけを見るのではなく、持ち物を確認する時間、駅まで移動する時間、到着後に落ち着く時間まで含めて確保します。
帰宅後も、荷物を戻して次の作業を始められる状態になるまでを余白として残します。
予定が終わったら余白が足りたかだけを振り返ります
- 準備を急がずに開始時刻を守れましたか？
- 移動の遅れを吸収できましたか？
- 予定後に慌てず次の行動へ移れましたか？
- 余白が長すぎて持て余した部分はありましたか？
- 次回は前後どちらを増減するとよさそうですか？
毎回同じ長さにする必要はありません。外出なら前を長めに、オンライン会議なら接続確認だけにするなど、予定の種類に合わせて調整します。
次の重要な予定を1つだけ前後まで含めて予定表へ入れます
今日のポイント
- 開始時刻を動かしにくい予定を1つ選ぶ
- その前に必要な準備と移動を確認する
- 終了後の片付けと切り替えを確認する
- 前後の余白へ別の予定を入れない
- 実践後に余白の長さだけ調整する
予定をたくさん減らさなくても、重要な予定の前後を少し空けるだけで、遅れが次々に広がる状態を減らせます。
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大事な予定は「始まる時刻」だけでなく前後まで守ります
時間が押しやすい日は、予定を減らす前に、重要な予定の前後が詰まりすぎていないかを見る方法があります。
予定の前には準備と移動、後には片付けと切り替えがあります。そこまでを一つの予定として確保すると、少しの遅れを次の予定へ持ち越しにくくなります。
余白は何もしない時間ではなく、大切な予定を時間どおりに始め、落ち着いて終えるための時間です。
大事な予定の前後を確認する最終チェック
- 予定の本体だけを予定表へ入れていませんか？
- 開始前の準備と移動を確保しましたか？
- 終了後の片付けと切り替えを確保しましたか？
- 前後の余白へ別の予定を入れていませんか？
- 実践後に余白の長さを調整できますか？
